KUMPULAN MENINGKAT MUTU KERJA (KMK )

PEKELILING 7/1991

1.TUJUAN
Membantu jabatan/pejabat melaksanakan KMK
2. KONSEP
Definisi: Kumpulan kecil 6-10 org dari unit yang sama bermesyuarat secara tetap untuk mengenal pasti , memilih dan menganalisis masalah kerja mereka.

Falsafah:
Berdasarkan kpd konsep pengurusan secara penyertaan dan kemanusiaan.

Matlamat :
Untuk memperbaiki dan mempertingkat kualiti kerja melalui:
a.kebolehan menyelesaikan masalah di kalangan pekerja.
b.Semangat bekerja secara berkumpulan.
c.Penyemaian dan penerapan nilai dan etika kerja.
d.Penglibatan dan minat terhadap kerja.
e.Dorongan kerja yang tinggi
f. Kesedaran tanggungjawab diri sendiri kumpulan , jabatan dan negara.


Prinsip Asas KMK berdasarkan:
A.Pekerja diiktiraf sbg sumber yang paling bernilai.
B.Memajukan pekerja sbg ahli jabatan yang baik.
C.Penyertaan dan sokongan dari semua peringkat.
D.Bekerja secara kumpulan.
E.Kreativiti sentiasa digalakkan.
F.Projek berdasarkan tugas harian.

Faedah KMK
a. mengeratkan pekerjaan antara pekerja dan pengurusan.
b. Memupuk kerjasama antara pekerja.
c. Memberi kepuasan bekerja.
d. Menambah dorongan bekerja.
e. Memberi keyakinan mengenai kebolehan sendiri.
f. Mengasah bakat kepimpinan.
g. Menggalakkan daya kreativiti.
h. Memperbaiki sistem dan cara bekerja.


1. PELAKSANAAN KMK
Syarat pelaksanaan KMK
I. mewujudkan struktur KMK
II. latihan berkesan
III. sistem pengiktirafan berkesan.

I. Struktur KMK

a. JK pemandu-
Fungsi:
Merangka dasar pelaksanaan KMK dan memberi pertimbangan / keputusan kpd cadangan penyelesaian


b. fasilitator- ketua bahagian/pekerja yg dipilih yg bertanggungjawab pada satu KMK atau lebih.
Fungsi:
1.berhubung dgn pihak pengurusan untuk sokongan dan bantuan.
2.memberi latihan kpd ketua kumpulan.
3. membantu ahli kumpulan
4. memastikan tumpuan kumpulan kepada masalah.
5. orang tengah- menyelesaikan masalah.
6. pakar rujuk.
7. mengesan kemajuaan kumpulan.
8. menilai hasil (kos)
9. melapor kepada pengurusan.


c. Ketua kumpulan – ketua unit/ pekerja yg dipilih.
Fungsi:
1. melatih ahli mengenai teknik penyelesaian masalah.
2. bertanggungjawab terhadap kelancaran aktiviti kumpulan, kerjasama dan harmoni.
3. membantu kumpulan menyimpan rekod.
4. mengelolakan mesyuarat dgn teratur dan berkesan.
5. minat dan sokongan terhadap kumpulan.
6. menggalakkan pekerja lain jadi ahli
7. membantu ahli menyelesaikan masalah.
8. Menguat kuasakan disiplin bekerja secara kumpulan.
d. Ahli-ahli KMK
fungsi:
1. menghadiri mesyuarat secara tetap.
2. menumpukan usaha menyelesaikan masalah.
3. mengenalpasti masalah;menyumbang idea,menyelidik,penyiasatan.
4. menyertai persembahan pengurusan.


PENGURUSAN KUALITI/PRODUKTIVITI
II. Latihan.
Fasilitator KMK> Ketua kumpulan > Staf
III. Sistem pengiktirafan
Kpd pekerja oleh pengurusan.
Boleh dalam bentuk:
a. Kehadiran pihak pengurusan
semasa persembahan projek.
b. Suara penghargaan.
c. Cenderamata.
d. Sijil penghargaan.
e. Jamuan.
f. Menyiarkan kejayaan.
g. Merekod persembahan-video.
h. Menyiarkan gambar kumpulan yg berjaya
i. Menyertai konvensyen KMK kebangsaan.
j. Lawatan sambil belajar.


Objektif Konvensyen KMK
1. memberi penghargaan dan pengiktirafan kpd pekerja KMK-membuat persembahan.
2. membuktikan kpd perkhidmatan awam bahawa KMK boleh dilaksanakan di sektor awam.
3. meyakinkan KMK boleh membantu perkhidmatan awam menyelesaikan masalah.
4. mendapatkan maklum balas ttg masalah yg dihadapi dalam melaksanakan KMK.


Anugerah Konvensyen KMK
1. Anugerah Penghargaan KSU
2. Anugerah Penghargaan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
3. Anugerah Perkhidmatan Ketua Pengarah MAMPU.
Faktor-faktor Menyokong Kejayaan Pelaksanaan KMK.
a. Sikap positif pihak pengurusan.
b. Sistem latihan berkesan.
c. Sokongan semua peringkat.
d. Ada sistem pengiktirafan.
e. Kemudahan- alatan dan fisikal.
f. KMK utk jangka masa panjang
g. Perkembangan KMK diberitahu.
h. Kebolehan JK pemandu Merancang ,melaksana dan menyelaras.
i. Mempromosi.


4. PROSES DALAM URUSAN PENAMBAHBAIKAN KERJA.
Iaitu perancangan, pelaksanaan, penyemakan dan tindakan PDCA.
Langkah 1 – perancangan.
Peringkat ini melibatkan 3 aktiviti:
1. mengenalpasti projek bermasalah.
2. pemilihan projek/masalah
3. penyediaan jadual pelaksanaan projek/masalah.
Langkah 2 – pelaksanaan.
5 aktiviti dalam pelaksanaan.
1. penganalisisan masalah.
2. cadangan penyelesaian.
3. persembahan kpd pihak pengurusan.
4. pertimbangan dan keputusan kpd pihak
pengurusan.
5. pelaksanaan projek oleh ahli KMK.

Langkah 3 – penyemakan.
aktiviti dalam penyemakan.
penilaian – data dan analisis data dan boleh membuat keputusan sama ada cadangan penyelesaian boleh diteruskan atau tidak

Langkah 4 – tindakan
aktivit iaitu:
penyeragaman tindakan –tindakan pembetulan untuk dijadikan satu prosedur baru.


PENGENDALIAN MESYUARAT KMK
Berkesan:
a. agenda mesyuarat
b. menetapkan prosedur yg mesti dipatuhi semua ahli KMK
c. menentukan tujuan jelas.
d. mengagihkan tindakan kpd ahli-ahli KMK
e. menyediakan minit mesyuarat.

TEKNIK-TEKNIK PENYELESAIAN MASALAH
Paling penting ialah pengumpulan data dan maklumat bagi tujuan:
1. memahami keadaan sebenar dan menyokong serta memperkukuhkan sesuatu pendapat.
2. menentukan hubungan antara masalah dan sebab.



Cara mengumpul data:
a. Temuduga. b. Soal selidik
c. Pemerhatian. d. Laporan
e. Aduan
Data di atas hendaklah direkod tarikh , kaedah mengumpul dan dikelaskan kpd 4 kelas iaitu:
1. Manusia 2. Kaedah
3. Bahan 4. Kewangan
data dari sampel
1. sampel rambang
2. sampel bersistem-ikut kelas
3. sampel terstratum-contoh; ikut umur


Teknik proses penyelesaian masalah:

a. Percambahan fikiran.
b. Analisis sebab dan akibat
c. Lembaran semakan
d. Analisis pareto
e. Carta turus
f. Carta bulanan
g. Histogram
h. Analisis proses